Come scaricare le fatture elettroniche

Tre strade per avere tutte le fatture emesse e ricevute in formato XML, il file "vero" con valore fiscale. Scegli la più comoda.

1. Dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate

È gratuito e contiene le fatture di tutti i tuoi fornitori, qualunque programma usino.

Vai su agenziaentrate.gov.it, area riservata, e accedi con SPID, CIE o CNS (come titolare o legale rappresentante).
Apri il servizio Fatture e Corrispettivi. Se gestisci più aziende, scegli per chi stai operando.
Entra in Consultazione, poi nella sezione delle fatture elettroniche e scegli Fatture emesse oppure Fatture ricevute.
Imposta il periodo (gli ultimi 6-12 mesi bastano) e cerca. Se il portale limita l'intervallo, fai più ricerche, una per trimestre.
Seleziona le fatture e scaricale: per tanti file usa il download massivo, che prepara un unico archivio .zip. Ripeti per le fatture ricevute.

Le voci dei menu possono cambiare leggermente nel tempo. Se il portale mostra i dati delle fatture ma non i file, probabilmente l'azienda non ha aderito al servizio di consultazione delle fatture elettroniche: l'adesione si fa nello stesso portale (o la fa il commercialista) e vale da quel momento in poi. Nel frattempo usa una delle altre due strade.

2. Dal tuo programma di fatturazione

Quasi tutti i programmi (in cloud o installati) hanno una funzione di esportazione delle fatture elettroniche in XML o in un unico zip, di solito nell'elenco delle fatture o nelle impostazioni. Esporta sia le emesse sia le ricevute, se il programma le riceve per te.

3. Dal commercialista

Il commercialista di solito ha già tutte le tue fatture. Puoi mandargli questo messaggio:

Buongiorno, mi può mandare lo zip delle fatture elettroniche emesse e ricevute degli ultimi 12 mesi (file XML)? Mi servono per un controllo degli incassi. Grazie!

Cosa farne, una volta scaricate

Lo zip va bene così com'è: non serve aprirlo né separare emesse e ricevute. Con ChiMiDeve lo copi nella cartella Fatture e ogni mattina ottieni un Excel con i clienti in ritardo, i solleciti già scritti e la previsione di cassa.

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Domande frequenti

Il PDF della fattura va bene?

No: il PDF è solo una copia di cortesia. Servono i file XML (o .p7m, che sono XML firmati digitalmente), che contengono importi, scadenze e dati del cliente in modo leggibile da un programma.

Quanti mesi di fatture conviene scaricare?

Per sapere chi ti deve ancora pagare bastano gli ultimi 6-12 mesi. Aggiungi poi le fatture nuove ogni settimana o ogni mese: i doppioni vengono ignorati.

Posso far scaricare le fatture al commercialista?

Sì, se ha la delega per i servizi di fatturazione elettronica della tua azienda. Di solito ce l'ha già.